É fundamental que o fluxo de caixa projetado seja pensado em função dos prazos disponíveis e que os dados sejam analisados de acordo com a maior probabilidade de acontecerem. Como se trata de uma previsão, nem todos os dados serão precisos ou fixos. A projeção tem início nas vendas, onde se inicia o ciclo e é possível se identificar a quantidade de capital que estará ingressando no caixa. A partir daí é possível calcular a quantidade de capital que deverá ser investida em outras áreas como divulgação, distribuição, etc. O objetivo o fluxo de caixa projetado é fornecer informações para a tomada de decisões, prever a necessidade de capitação de recursos ou até mesmo aplicar excedentes de caixa em rendimentos sem comprometer a liquidez. Sendo assim, não resta dúvida de que o planejamento é a parte mais importante do fluxo de caixa sendo a projeção de despesas e receitas uma poderosa ferramenta de gestão a médio e longo prazo.

Alguns itens que devem constar em um modelo de fluxo de caixa são projeções de vendas à vista e a prazo, estimativas de compras bem como as condições oferecidas pelos fornecedores, cobranças, custos operacionais tais como impostos, aluguel, mão-de-obra, matéria-prima, financiamentos e empréstimos e despesas relativamente fixas como água, luz e telefone. Alguns modelos possuem planilhas distintas para compras, outra para vendas, despesas, etc. Todas as informações, porém, devem convergir em uma única planilha de saldo total.

Antes de iniciar a preparação do fluxo de caixa e buscar por um modelo que seja mais adequado é necessário analisar as necessidades, o porte e o ramo da empresa ou negócio a fim de determinar a periodicidade ideal, bem como quais informações deverão constar no modelo. Outras informações podem ser adicionadas posteriormente, porém quanto mais planejamento, melhor. Portanto, não existe um modelo de fluxo de caixa fixo e aplicável a qualquer situação e sim um modelo ideal para cada empresa. Quanto melhor for esta análise prévia, mais útil será para as atividades da empresa para a previsão e cálculo de sua lucratividade.

Apesar de teoricamente esta idéia parecer idealista e quando posta assim escrita num papel chega até mesmo a soar algo muito fácil de se fazer, a verdade é que a pessoa que vai cuidar do controle financeiro de uma empresa deverá não só ser mais responsável do que o nível aceitável de qualquer funcionário, mas também ser de extrema confiança perante os gestores da companhia, uma vez que será esta pessoa que irá administrar todos os fundos e gastos necessários e realizados em nome desta companhia em toda e qualquer atividade que a mesma realize em todos os setores do mercado em que esteja inserida.

Mas o controle financeiro não precisa ser necessariamente uma tarefa apenas de profissionais e pode ser aprendida e desenvolvida ainda no âmbito da casa, tomando nota e registrando todo tipo de gasto que seja realizado pela família não só para conseguir visualizar onde poderá ser feito algum tipo de economia, como também descobrir em que setor são feitos os maiores gastos. Possuindo uma disciplina desta forma, fica mais fácil conseguir administrar os soldos da casa e dirigir as economias para a compra de outros bens para a família.