É obrigatório o registro de toda e qualquer despesa ou receita não somente em dinheiro mas sim todas as movimentações financeiras, inclusive bancárias.

A receita federal não exige que o livro seja registrado mas sim que seja guardado junto com toda a documentação que comprova tais movimentações como recibos, cupons e notas fiscais pelo período de cinco anos. Trata-se do registro da vida financeira de um negócio. Após o registro das movimentações o Livro Caixa é entregue ao contador que fará a declaração do imposto de renda.

É fundamental que as informações constantes no Livro Caixa sejam precisas, organizadas e completas. O Livro Caixa é importante, principalmente, pois as chamadas despesas de custeio constantes nele são deduções na declaração do Imposto de Renda. São consideradas despesas de custeio aquelas indispensáveis ao funcionamento da empresa tais como água, luz, telefone, material de expediente, entre outras. Algumas, porém, não poderão ser dedutíveis, somente aquelas em que o destino é claramente a manutenção dos negócios da empresa. Contudo, investimentos e alguns tipos de reforma também não são consideradas despesas dedutíveis no Livro Caixa.

O Livro Caixa muitas vezes serve também à mesma função que o fluxo de caixa mas de outra maneira. É possível que ao final do exercício de um ano o profissional liberal ou empresário analise o Livro Caixa por ele contém o histórico de sua empresa naquele ano. Assim, ele poderá refletir sobre este período de atividade e avaliar o desempenho da empresa, negócio ou projeto.

É fundamental que o fluxo de caixa projetado seja pensado em função dos prazos disponíveis e que os dados sejam analisados de acordo com a maior probabilidade de acontecerem. Como se trata de uma previsão, nem todos os dados serão precisos ou fixos. A projeção tem início nas vendas, onde se inicia o ciclo e é possível se identificar a quantidade de capital que estará ingressando no caixa. A partir daí é possível calcular a quantidade de capital que deverá ser investida em outras áreas como divulgação, distribuição, etc. O objetivo o fluxo de caixa projetado é fornecer informações para a tomada de decisões, prever a necessidade de capitação de recursos ou até mesmo aplicar excedentes de caixa em rendimentos sem comprometer a liquidez. Sendo assim, não resta dúvida de que o planejamento é a parte mais importante do fluxo de caixa sendo a projeção de despesas e receitas uma poderosa ferramenta de gestão a médio e longo prazo.

Alguns itens que devem constar em um modelo de fluxo de caixa são projeções de vendas à vista e a prazo, estimativas de compras bem como as condições oferecidas pelos fornecedores, cobranças, custos operacionais tais como impostos, aluguel, mão-de-obra, matéria-prima, financiamentos e empréstimos e despesas relativamente fixas como água, luz e telefone. Alguns modelos possuem planilhas distintas para compras, outra para vendas, despesas, etc. Todas as informações, porém, devem convergir em uma única planilha de saldo total.

Antes de iniciar a preparação do fluxo de caixa e buscar por um modelo que seja mais adequado é necessário analisar as necessidades, o porte e o ramo da empresa ou negócio a fim de determinar a periodicidade ideal, bem como quais informações deverão constar no modelo. Outras informações podem ser adicionadas posteriormente, porém quanto mais planejamento, melhor. Portanto, não existe um modelo de fluxo de caixa fixo e aplicável a qualquer situação e sim um modelo ideal para cada empresa. Quanto melhor for esta análise prévia, mais útil será para as atividades da empresa para a previsão e cálculo de sua lucratividade.

Apesar de teoricamente esta idéia parecer idealista e quando posta assim escrita num papel chega até mesmo a soar algo muito fácil de se fazer, a verdade é que a pessoa que vai cuidar do controle financeiro de uma empresa deverá não só ser mais responsável do que o nível aceitável de qualquer funcionário, mas também ser de extrema confiança perante os gestores da companhia, uma vez que será esta pessoa que irá administrar todos os fundos e gastos necessários e realizados em nome desta companhia em toda e qualquer atividade que a mesma realize em todos os setores do mercado em que esteja inserida.

Mas o controle financeiro não precisa ser necessariamente uma tarefa apenas de profissionais e pode ser aprendida e desenvolvida ainda no âmbito da casa, tomando nota e registrando todo tipo de gasto que seja realizado pela família não só para conseguir visualizar onde poderá ser feito algum tipo de economia, como também descobrir em que setor são feitos os maiores gastos. Possuindo uma disciplina desta forma, fica mais fácil conseguir administrar os soldos da casa e dirigir as economias para a compra de outros bens para a família.